Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ
- Thứ hai - 23/04/2018 22:45
- |In ra
- |Đóng cửa sổ này
Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ và có hệ thống, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả. Trong mỗi cơ quan, đơn vị nếu việc lập hồ sơ được quan tâm, chú trọng thì mọi công văn, giấy tờ trước, trong và sau quá trình giải quyết việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị. Công việc này giúp cho cán bộ và Thủ trưởng cơ quan tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời.
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư từ Điều 21 đến Điều 24 quy định chặt chẽ việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. Như vậy, việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành chính … đều phải lập hồ sơ những công việc mình đã làm. Để đảm bảo cho việc lập hồ sơ hiện hành được chất lượng và hiệu quả cần thực hiện tốt một số yêu cầu sau:
- Mỗi hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ. Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết, chặt chẽ, hợp lý, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc theo hướng khách quan chứ không phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của cá nhân hay tổ chức.
- Những văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm cùng giá trị pháp lý và phải đủ, đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và hình thành trong quá trình thực tế giải quyết công việc. Những văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều (trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử và thực tiễn, có văn bản có giá trị trong thời gian ngắn, có văn bản hết hiệu lực sau khi công việc đã giải quyết xong). Các loại văn bản khác nhau có giá trị không giống nhau nên yêu cầu trong việc lập hồ sơ hiện hành, nghiên cứu, sử dụng và thời gian bảo quản, lưu trữ cũng khác nhau: những văn bản có giá trị được xem xét, lựa chọn, bảo quản lâu dài, những văn bản hết giá trị được loại bỏ. Do vậy, việc xác định giá trị tài liệu của các văn bản trong hồ sơ phải chặt chẽ, chính xác và đồng đều. Công việc này sẽ làm tăng thêm chất lượng của hồ sơ và phục vụ tốt cho việc nghiên cứu, khai thác và sử dụng sau này.
Phương pháp lập hồ sơ
- Những văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm cùng giá trị pháp lý và phải đủ, đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và hình thành trong quá trình thực tế giải quyết công việc. Những văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều (trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử và thực tiễn, có văn bản có giá trị trong thời gian ngắn, có văn bản hết hiệu lực sau khi công việc đã giải quyết xong). Các loại văn bản khác nhau có giá trị không giống nhau nên yêu cầu trong việc lập hồ sơ hiện hành, nghiên cứu, sử dụng và thời gian bảo quản, lưu trữ cũng khác nhau: những văn bản có giá trị được xem xét, lựa chọn, bảo quản lâu dài, những văn bản hết giá trị được loại bỏ. Do vậy, việc xác định giá trị tài liệu của các văn bản trong hồ sơ phải chặt chẽ, chính xác và đồng đều. Công việc này sẽ làm tăng thêm chất lượng của hồ sơ và phục vụ tốt cho việc nghiên cứu, khai thác và sử dụng sau này.
Phương pháp lập hồ sơ
- Mở hồ sơ: Là công vệc mở đầu cho việc hình thành một hồ sơ. Mở hồ sơ được thực hiện trong hai trường hợp sau:
+ Khi cơ quan hoặc đơn vị tổ chức đã có danh mục hồ sơ, việc mở hồ sơ thường được tiến hành thuận lợi và đơn giản hơn. Đầu năm, mỗi công chức, viên chức dựa vào bản danh mục hồ sơ để biết mình phải lập những hồ sơ nào; sau đó lấy bìa hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ đã được xác định trong bản danh mục lên các tờ bìa. Trong quá trình giải quyết công việc, có việc mới phát sinh giải quyết thì lấy thêm bìa ghi tiêu đề lên bìa và ghi bổ sung hồ sơ đó vào bản danh mục.
+ Khi cơ quan, tổ chức chưa có bản danh mục hồ sơ: Người lập hồ sơ phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, nhiệm vụ cụ thể được giao cho các đơn vị, bộ phận và cá nhân trong từng thời gian và vận dụng các đặc trưng lập hồ sơ để mở hồ sơ.
Đặc trưng lập hồ sơ là những dấu hiện phổ biến giống nhau của văn bản, tài liệu mà người lập hồ sơ dựa vào đó để tập hợp văn bản thành hồ sơ.
Có 6 đặc trưng và cách vận dụng để lập hồ sơ như sau:
1) Đặc trưng “tên gọi”: là tập hợp những văn bản có cùng tên gọi vào một hồ sơ.
2) Đặc trưng “ vấn đề”: là tập hợp những văn bản cùng đề cập về một vấn đề, một sự việc nào đó vào một hồ sơ.
3) Đặc trưng “ tác giả”: là tập hợp những văn bản của cùng một tác giả vào một hồ sơ.
4) Đặc trưng “ cơ quan giao dịch”: là tập hợp những văn bản trao đổi qua lại giữa hai cơ quan về một vấn đề nào đó vào một hồ sơ.
5) Đặc trưng “ địa dư”: là một tập hợp các văn bản của các cơ quan trong cùng một địa phương, một khu vực địa lý nhất định vào một hồ sơ
6) Đặc trưng “ thời gian”: là tập hợp những văn bản trong một thời gian nhất định vào một hồ sơ.
Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ:
+ Khi cơ quan hoặc đơn vị tổ chức đã có danh mục hồ sơ, việc mở hồ sơ thường được tiến hành thuận lợi và đơn giản hơn. Đầu năm, mỗi công chức, viên chức dựa vào bản danh mục hồ sơ để biết mình phải lập những hồ sơ nào; sau đó lấy bìa hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ đã được xác định trong bản danh mục lên các tờ bìa. Trong quá trình giải quyết công việc, có việc mới phát sinh giải quyết thì lấy thêm bìa ghi tiêu đề lên bìa và ghi bổ sung hồ sơ đó vào bản danh mục.
+ Khi cơ quan, tổ chức chưa có bản danh mục hồ sơ: Người lập hồ sơ phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, nhiệm vụ cụ thể được giao cho các đơn vị, bộ phận và cá nhân trong từng thời gian và vận dụng các đặc trưng lập hồ sơ để mở hồ sơ.
Đặc trưng lập hồ sơ là những dấu hiện phổ biến giống nhau của văn bản, tài liệu mà người lập hồ sơ dựa vào đó để tập hợp văn bản thành hồ sơ.
Có 6 đặc trưng và cách vận dụng để lập hồ sơ như sau:
1) Đặc trưng “tên gọi”: là tập hợp những văn bản có cùng tên gọi vào một hồ sơ.
2) Đặc trưng “ vấn đề”: là tập hợp những văn bản cùng đề cập về một vấn đề, một sự việc nào đó vào một hồ sơ.
3) Đặc trưng “ tác giả”: là tập hợp những văn bản của cùng một tác giả vào một hồ sơ.
4) Đặc trưng “ cơ quan giao dịch”: là tập hợp những văn bản trao đổi qua lại giữa hai cơ quan về một vấn đề nào đó vào một hồ sơ.
5) Đặc trưng “ địa dư”: là một tập hợp các văn bản của các cơ quan trong cùng một địa phương, một khu vực địa lý nhất định vào một hồ sơ
6) Đặc trưng “ thời gian”: là tập hợp những văn bản trong một thời gian nhất định vào một hồ sơ.
Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ:
+ Văn bản thuộc vấn đề nào thì đưa vào đúng hồ sơ về vấn đề đó. Tài liệu là phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình cũng thuộc hồ sơ nhưng cần được bản quản riêng và cần ghi chú vào hồ sơ là tài liệu này lưu ở đâu để khi cần có thể tìm kiếm nhanh chóng, thuận lợi.
+ Văn bản thuộc hồ sơ giải quyết năm nào xếp vào năm đó, trừ những công việc phải giải quyết qua nhiều năm. Kế hoạch, dự toán, báo cáo hàng năm được xếp vào năm mà nội dung văn bản đề cập đến, bất kể chúng được lập vào thời gian nào. Kế hoạch công tác nhiều năm được xếp vào năm đầu, báo cáo tổng kết công tác nhiều năm được xếp vào năm cuối.
+ Chỉ cần đưa vào hồ sơ một bản và là bản chính, giấy tốt, được đánh máy hoặc in rõ ráng, thể thức văn bản đầy đủ. Trường hợp không có bản chính thì được thay bằng bản sao hợp lệ.
+ Cần loại bỏ ngay những văn bản trùng thừa, bản sao và bản thảo khi đã có bản chính( trừ những bản thảo quan trọng, có bút tích của lãnh đạo). Văn bản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, bảo quản có thời hạn cần được sắp xếp vào những hồ sơ riêng để tiện cho việc bảo quản và thu thập vào lưu trữ cơ quan về sau.
Kết thúc và biên mục hồ sơ
+ Kết thúc hồ sơ: Kiểm tra, bổ sung văn bản còn thiếu và lựa chọn, loại bỏ những văn bản, tài liệu không có giá trị.
+ Biên mục hồ sơ ( còn gọi là trình bày hồ sơ) bao gồm biên mục bên trong hồ sơ và biên mục bên ngoài hồ sơ, với một số nội dung cụ thể như sau:
Sắp xếp thứ tự văn bản nhằm cố định thứ tự văn bản trong hồ sơ và giúp cho việc tra tìm, quản lý văn bản trong một hồ sơ được thuận tiện.
Văn bản trong hồ sơ thường được sắp xếp theo các cách sau đây:
Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc.
Sắp xếp theo thứ tự thời gian của văn bản.
Sắp xếp theo vần chữ cái.
Sắp xếp theo thứ tự văn bản.
Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản.
Đánh số văn bản: Sau khi văn bản đã được sắp xếp theo thứ tự hợp lý cần đánh số tờ cho toàn bộ các văn bản trong hồ sơ. Số tờ cần được ghi rõ ràng, chính xác, mỗi tờ được đánh một số bằng chữ số Ả Rập ( 1,2,3…) vào góc phải phía trên tờ văn bản; số được ghi bằng bút chì đen loại mềm.
Khi đánh số tờ, cần lưu ý một số điểm sau đây:
Hồ sơ quá dầy ( khoảng từ 3cm trở lên) cần chia thành tập ( còn gọi là đơn vị bảo quản). Văn bản trong mỗi tập được đánh số tờ riêng.
Khi đánh số tờ xong, nếu để sót hoặc bổ sung thêm một số tờ thì các tờ đó được đánh số trùng kèm theo các chữ a, b, c.
Trường hợp có ảnh đi kèm thì bỏ ảnh vào phong bì riêng, rồi đánh số ngoài bì hoặc ghi số vào mặt sau của ảnh; nếu một tờ giấy được dán nhiều ảnh thì được đánh số như một tờ văn bản.
+ Lập mục lục văn bản
Mục lục văn bản là thống kê các văn bản có trong một hồ sơ. Mục lục văn bản giúp cho việc tra tìm và quản lý văn bản trong hồ sơ được dễ dàng, thuận lợi.
Mục lục văn bản chỉ lập cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Cần viết đầy đủ, rõ ràng, chính xác, không viết tắt những từ không thông dụng trong bản mục lục.
+ Viết chứng từ kết thúc: Chứng từ kết thúc ( còn gọi là tờ kết thúc) dùng để ghi chép một số thông tin cần thiết về hồ sơ như số lượng tờ, các đặc điểm về trạng thái vật lý và một số đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ nhằm giúp quản lý các văn bản trong một hồ sơ được chặt chẽ.
+ Viết bìa hồ sơ: Bìa làm bằng loại giấy màu sáng, cứng, dai, nhẵn và viết không bị nhòe mực và được trình bày theo mẫu quy định tiêu chuẩn về “ Bìa hồ sơ” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành.
+ Văn bản thuộc hồ sơ giải quyết năm nào xếp vào năm đó, trừ những công việc phải giải quyết qua nhiều năm. Kế hoạch, dự toán, báo cáo hàng năm được xếp vào năm mà nội dung văn bản đề cập đến, bất kể chúng được lập vào thời gian nào. Kế hoạch công tác nhiều năm được xếp vào năm đầu, báo cáo tổng kết công tác nhiều năm được xếp vào năm cuối.
+ Chỉ cần đưa vào hồ sơ một bản và là bản chính, giấy tốt, được đánh máy hoặc in rõ ráng, thể thức văn bản đầy đủ. Trường hợp không có bản chính thì được thay bằng bản sao hợp lệ.
+ Cần loại bỏ ngay những văn bản trùng thừa, bản sao và bản thảo khi đã có bản chính( trừ những bản thảo quan trọng, có bút tích của lãnh đạo). Văn bản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, bảo quản có thời hạn cần được sắp xếp vào những hồ sơ riêng để tiện cho việc bảo quản và thu thập vào lưu trữ cơ quan về sau.
Kết thúc và biên mục hồ sơ
+ Kết thúc hồ sơ: Kiểm tra, bổ sung văn bản còn thiếu và lựa chọn, loại bỏ những văn bản, tài liệu không có giá trị.
+ Biên mục hồ sơ ( còn gọi là trình bày hồ sơ) bao gồm biên mục bên trong hồ sơ và biên mục bên ngoài hồ sơ, với một số nội dung cụ thể như sau:
Sắp xếp thứ tự văn bản nhằm cố định thứ tự văn bản trong hồ sơ và giúp cho việc tra tìm, quản lý văn bản trong một hồ sơ được thuận tiện.
Văn bản trong hồ sơ thường được sắp xếp theo các cách sau đây:
Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc.
Sắp xếp theo thứ tự thời gian của văn bản.
Sắp xếp theo vần chữ cái.
Sắp xếp theo thứ tự văn bản.
Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản.
Đánh số văn bản: Sau khi văn bản đã được sắp xếp theo thứ tự hợp lý cần đánh số tờ cho toàn bộ các văn bản trong hồ sơ. Số tờ cần được ghi rõ ràng, chính xác, mỗi tờ được đánh một số bằng chữ số Ả Rập ( 1,2,3…) vào góc phải phía trên tờ văn bản; số được ghi bằng bút chì đen loại mềm.
Khi đánh số tờ, cần lưu ý một số điểm sau đây:
Hồ sơ quá dầy ( khoảng từ 3cm trở lên) cần chia thành tập ( còn gọi là đơn vị bảo quản). Văn bản trong mỗi tập được đánh số tờ riêng.
Khi đánh số tờ xong, nếu để sót hoặc bổ sung thêm một số tờ thì các tờ đó được đánh số trùng kèm theo các chữ a, b, c.
Trường hợp có ảnh đi kèm thì bỏ ảnh vào phong bì riêng, rồi đánh số ngoài bì hoặc ghi số vào mặt sau của ảnh; nếu một tờ giấy được dán nhiều ảnh thì được đánh số như một tờ văn bản.
+ Lập mục lục văn bản
Mục lục văn bản là thống kê các văn bản có trong một hồ sơ. Mục lục văn bản giúp cho việc tra tìm và quản lý văn bản trong hồ sơ được dễ dàng, thuận lợi.
Mục lục văn bản chỉ lập cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Cần viết đầy đủ, rõ ràng, chính xác, không viết tắt những từ không thông dụng trong bản mục lục.
+ Viết chứng từ kết thúc: Chứng từ kết thúc ( còn gọi là tờ kết thúc) dùng để ghi chép một số thông tin cần thiết về hồ sơ như số lượng tờ, các đặc điểm về trạng thái vật lý và một số đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ nhằm giúp quản lý các văn bản trong một hồ sơ được chặt chẽ.
+ Viết bìa hồ sơ: Bìa làm bằng loại giấy màu sáng, cứng, dai, nhẵn và viết không bị nhòe mực và được trình bày theo mẫu quy định tiêu chuẩn về “ Bìa hồ sơ” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành.
Như vậy, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, các nhân viên văn thư hành chính...đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Do đó, chính người giải quyết công việc cần phải lập hồ sơ công việc, bởi vì chỉ có người giải quyết công việc mới hiểu rõ và phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành giải quyết và kết thúc công việc cụ thể. Như vậy, việc lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ của tất cả cán bộ, công chức, viên chức chứ không phải là nhiệm vụ riêng của cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ như nhiều công chức quan niệm.